Miten markkinointitiimi käyttää tekoälyä yhdessä?

Tiimin ongelma tekoälyssä

Yksittäinen käyttäjä oppii ajan myötä kirjoittamaan hyviä prompteja ja opettamaan tekoälylle mieltymyksensä. Tiimissä sama oppiminen tapahtuu erikseen jokaisella, ja tulokset vaihtelevat henkilöstä toiseen.

Kun toimistossa viisi henkilöä käyttää tekoälyä, voi käydä niin että jokainen käyttää eri työkalua, eri ohjeistuksella, eikä kukaan tiedä miten muut tekevät. Asiakas saa tekstiä joka vaihtelee sävyltään sen mukaan kuka sen on tuottanut.

Tähän tarvitaan rakenne.

Mitä tekoälyssä voidaan jakaa tiimin kesken

Ensin on hyvä ymmärtää mikä on ylipäätään mahdollista. Tämä selkeyttää mitä kannattaa tavoitella:

Voidaan jakaa:

Ohjeet ja järjestelmäpromptit (custom GPT:t, Claude-projektit, Gems)
Taustatiedostot (brändiohjeistus, kohderyhmäkuvaukset, esimerkkitekstit)
Valmiit promptipohjat tiimin yhteisessä dokumentissa
Koulutus: miten tiimi käyttää työkaluja yhtenäisesti

Ei voida jakaa:

Reaaliaikainen yhteistyö samassa LLM-chat-sessiossa (poikkeus: toimistotyökaluihin integroidut tekoälyt kuten Google Docs + Gemini tai Word + Copilot)
Yhden henkilön menneistä keskusteluista kertynyt “muisti” toiselle
Live-näkyvyys siihen mitä kollega parhaillaan tekee tekoälyn kanssa

Tämä tarkoittaa käytännössä: tiimi rakentaa yhteiset lähtöasetukset, mutta jokainen käy omat keskustelunsa erikseen.

ChatGPT Business

ChatGPT Business -suunnitelmassa organisaatiolla on yhteinen työtila. Tärkeimmät tiimitoiminnot:

Custom GPT:t organisaation sisällä. Tiimi voi rakentaa räätälöityjä assistentteja (esim. “Toimistomme someassistentti” tai “Asiakasraporttien kirjoittaja”) ja jakaa ne kaikkien käyttöön. Custom GPT:ssä voi olla valmiit ohjeet, kirjoitustyyli ja ladatut taustatiedostot.

Data ei mene koulutukseen. Tämä on usein edellytys asiakasdatan käsittelylle.

Admin-näkymä. Tiimin ylläpitäjä näkee käyttötilastoja.

Keskusteluja ei voi jakaa reaaliajassa, mutta yksittäisen keskustelun voi jakaa linkillä jälkikäteen.

Ominaisuudet ja hinnoittelu kehittyvät. Tarkista ajantasainen tilanne: chatgpt.com/pricing.

Claude Team ja Projects

Claudessa tiimin yhteistyö perustuu Projects-toimintoon. Projekti on työtila jossa on:

Omat ohjeet (system prompt) joka on käytössä kaikilla projektin keskusteluilla
Ladatut tiedostot joita Claude käyttää kontekstina
Mahdollisuus jakaa projekti tiimin kesken Teams-suunnitelmassa

Käytännön rakenne toimistolle: yksi projekti per asiakas tai asiakastyyppi. Projektin ohjeisiin kirjoitetaan asiakkaan brändiääni, kohderyhmä ja muut toistuvat tiedot. Kun tiimin jäsen avaa uuden keskustelun projektin sisällä, nämä tiedot ovat automaattisesti käytössä.

Tarkista ajantasaiset tiedot: claude.ai/pricing.

Gemini ja Google Workspace

Google Workspace -ympäristössä toimivalle tiimille Gemini on erityistapaus, koska integraatio on huomattavasti syvempi kuin muilla.

Gemini voi käyttää Drive-dokumentteja kontekstina. Jos tiimin brändiohjeistus tai asiakasbrief on Google Docsissa, voit viitata siihen suoraan: “Kirjoita tähän Google Docs -dokumenttiin perustuen somepäivitys kampanjalle.”

Gemini toimii Workspacen sovelluksissa. Gmailissa, Docsissa, Sheetsissa ja Slidesissa on Gemini-painike joka osaa hyödyntää kyseisen dokumentin kontekstia. Tiimi ei tarvitse erillisiä prompty-rutiineja: tekoäly on siellä missä työ tehdään.

Gems organisaatiossa. Google Workspace -tilit voivat rakentaa jaettuja Gems-assistentteja. Tarkista organisaation hallinnointi-asetuksista mitkä ominaisuudet ovat käytössänne.

Jos tiimi toimii jo Googlen ekosysteemissä, Gemini on helpoiten integroituva vaihtoehto. Jos tiimi käyttää Microsoftin tuotteita, Microsoft 365 Copilot on vastaava ratkaisu SharePointin ja Teamsin integraation ansiosta.

Yhteinen AI-käsikirja

Riippumatta siitä mitä tekoälytyökalua tiimi käyttää, yksi käytännöllisimmistä rakenteista on yhteinen AI-käsikirja: jaettu dokumentti joka toimii pohjana kaikelle tekoälyn käytölle.

Käsikirja voi sisältää esimerkiksi:

Brändiääni ja kirjoitustyyli: Miten toimisto kirjoittaa. Mitä sävyjä käytetään, mitä vältetään. Esimerkkejä hyvästä ja huonosta tekstistä.

Kohderyhmäkuvaukset: Keitä asiakkaat ovat, mitä he arvostavat, miten heille viestitään.

Kielto-lista: Sanat ja fraasit joita ei käytetä: “innovatiivinen ratkaisu”, “asiakaslähtöinen”, turhat superlatiivit.

Valmiit promptipohjat: Tiimin testaamat ja hyväksi todetut promptit kategorioittain: some, blogi, sähköposti, raportti.

Tietoturvaohjeet: Mitä asiakastietoa saa syöttää tekoälylle, mitä ei.

Käsikirja elää: tiimi päivittää sitä kun löytää parempia tapoja tehdä asioita.

Kontekstin siirtäminen projektista toiseen

Tiimissä syntyy myös tilanne jossa pitkän asiakastyön konteksti pitää siirtää: uusi tiimin jäsen aloittaa projektin, tai asiakas siirtyy henkilöltä toiselle.

Toimiva tapa: pyydä tekoälyä kirjoittamaan tiivistys pitkästä keskustelusta tai projektista. Tiivistys siirtyy dokumenttiin ja sieltä uuden henkilön käyttämän tekoälykeskustelun alkuun.

Sama toimii eri työkalujen välillä. Jos projekti on alkanut ChatGPT:ssä mutta tiimi vaihtaa Claudeen, tiivistys toimii siltana.

Mistä rakentaminen kannattaa aloittaa

Käytännön järjestys tiimille joka haluaa ottaa tekoälyn kunnolla käyttöön:

Valitse yksi päätyökalu. Tiimi joka käyttää kolmea eri tekoälyä ei ole tiimi joka käyttää tekoälyä yhtenäisesti. Valinta perustuu olemassaolevaan ekosysteemiin: Google Workspace ohjaa Geminiin, Microsoft 365 ohjaa Copilotiin, muuten ChatGPT Business tai Claude Team.
Kirjoita AI-käsikirja. Yksi dokumentti, brändiääni ja perustiedot. Ei tarvitse olla täydellinen heti.
Rakenna ensimmäinen jaettu projekti tai custom GPT. Aloita yhdestä toistuvasta tehtävätyypistä, esimerkiksi somepäivityksistä.
Kouluta tiimi. Yhteinen puolituntinen jossa käydään läpi miten prompty kirjoitetaan, mitä tietoa saa ja ei saa syöttää, ja miten jaettua projektia käytetään.
Kerää palautetta ja päivitä käsikirjaa. Mikä toimii, mikä ei.

Tekoäly tiimissä on ensisijaisesti organisointikysymys, ei tekninen kysymys.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko tiimi käyttää samaa ChatGPT-keskustelua yhtä aikaa? expand_more

Ei suoraan LLM-palveluiden chat-käyttöliittymissä (kuten ChatGPT tai Claude). Toimistotyökaluihin integroidut tekoälyt ovat poikkeus: Google Docs + Gemini ja Word + Copilot mahdollistavat usean ihmisen yhteistyön samassa dokumentissa. Erillisissä LLM-chat-palveluissa sen sijaan voidaan jakaa projekteja, custom GPT:itä ja kirjallisia ohjeistuksia jotka kaikki tiimin jäsenet ottavat käyttöön omissa keskusteluissaan.

Mitä eroa on ChatGPT Business -suunnitelmalla ja ilmaisversiolla? expand_more

Team-suunnitelmassa data ei mene mallien koulutukseen, tiimin admin näkee käyttötilastot, ja organisaation sisällä voidaan jakaa custom GPT:itä. Tiimillä on myös yhteinen työtila johon kaikki pääsevät. Tarkista ajantasaiset ominaisuudet ja hinnat OpenAI:n sivuilta.

Pystyykö Gemini lukemaan Google Drivessa olevia dokumentteja? expand_more

Kyllä, jos olet kirjautuneena Google-tilillesi ja dokumentti on sinulle jaettu. Gemini for Google Workspace -versiossa integraatio on syvempi: voit viitata suoraan Drive-dokumentteihin, Gmailiin ja Calendariin. Tämä tekee Geministä luontevan valinnan tiimille joka on jo Google Workspacessa.

Mikä on AI-käsikirja ja miksi se kannattaa tehdä? expand_more

AI-käsikirja on jaettu dokumentti joka sisältää tiimin yhteiset ohjeet tekoälylle: brändiääni, kohderyhmä, kirjoitustyyli, kielto-lista ja esimerkkejä. Jokainen tiimin jäsen liittää sen tai osia siitä uuden tekoälykeskustelun alkuun. Näin kaikki saavat tekoälystä samanlaisia tuloksia ilman että jokainen joutuu keksimään omat ohjeensa.

Kirjoittanut

Janne Riihimäki

AI-markkinoinnin asiantuntija · Sofia Digital Oy

Janne auttaa suomalaisia yrityksiä ottamaan tekoälyn käytännöllisesti osaksi markkinointia. Hän pitää workshopeja, koulutuksia ja toimii jatkuvana kumppanina AI-käyttöönotoissa.

Tarvitsetko apua käyttöönottoon?

Ota yhteyttä arrow_forward