Miten markkinointitiimi käyttää tekoälyä yhdessä?

Tiimin ongelma tekoälyssä

Yksittäinen käyttäjä oppii ajan myötä kirjoittamaan hyviä prompteja ja opettamaan tekoälylle mieltymyksensä. Tiimissä sama oppiminen tapahtuu erikseen jokaisella, ja tulokset vaihtelevat henkilöstä toiseen.

Kun tiimissä viisi henkilöä käyttää tekoälyä, voi käydä niin, että jokainen käyttää eri työkalua, eri ohjeistuksella, eikä kukaan tiedä, miten muut tekevät. Lukija saa tekstiä, jonka sävy vaihtelee sen mukaan, kuka sen on tuottanut.

Tähän tarvitaan rakenne.

Mitä tekoälyssä voidaan jakaa tiimin kesken

Ensin on hyvä ymmärtää, mikä on ylipäätään mahdollista. Tämä selkeyttää, mitä kannattaa tavoitella:

Voidaan jakaa:

• Ohjeet ja järjestelmäpromptit (ChatGPT- ja Claude-projektit, Geminin skillit)
• Taustatiedostot (brändiohjeistus, kohderyhmäkuvaukset, esimerkkitekstit)
• Valmiit promptipohjat tiimin yhteisessä dokumentissa
• Koulutus: miten tiimi käyttää työkaluja yhtenäisesti

Ei voida jakaa:

• Reaaliaikainen yhteistyö samassa LLM-chat-sessiossa (poikkeus: toimistotyökaluihin integroidut tekoälyt, kuten Google Docs + Gemini tai Word + Copilot)
• Yhden henkilön menneistä keskusteluista kertynyt ”muisti” toiselle
• Live-näkyvyys siihen, mitä kollega parhaillaan tekee tekoälyn kanssa

Tämä tarkoittaa käytännössä: tiimi rakentaa yhteiset lähtöasetukset, mutta jokainen käy omat keskustelunsa erikseen.

ChatGPT Business

ChatGPT Business -suunnitelmassa organisaatiolla on yhteinen työtila. Tärkeimmät tiimitoiminnot:

Jaetut projektit. Tiimi voi koota toistuvalle työlle oman projektin (esim. ”Somepäivitykset” tai ”Kuukausiraportti”), jossa on valmiit ohjeet, kirjoitustyyli ja taustatiedostot, ja jakaa sen kaikkien käyttöön. Jaettu projekti käyttää vain projektin omaa muistia, ei jäsenten henkilökohtaista muistia.

Aiemmin tähän käytettiin custom GPT:itä, mutta OpenAI lopettaa ne 11.12.2026 ja ohjaa siirtämään ne plugineiksi (OpenAI:n ohje).

Data ei mene koulutukseen. Tämä on usein edellytys asiakasdatan käsittelylle.

Admin-näkymä. Tiimin ylläpitäjä näkee käyttötilastoja.

Keskusteluja ei voi jakaa reaaliajassa, mutta yksittäisen keskustelun voi jakaa linkillä jälkikäteen.

Ominaisuudet ja hinnoittelu kehittyvät. Tarkista ajantasainen tilanne: chatgpt.com/pricing.

Claude Team ja Projects

Claudessa tiimin yhteistyö perustuu Projects-toimintoon. Projekti on työtila, jossa on:

• Omat ohjeet (system prompt), jotka ovat käytössä kaikissa projektin keskusteluissa
• Ladatut tiedostot, joita Claude käyttää kontekstina
• Mahdollisuus jakaa projekti tiimin kesken Team-tilauksessa

Käytännön rakenne: Yksi projekti per brändi, tuote tai kampanja. Toimistossa luonteva jako on yksi projekti per asiakas. Projektin ohjeisiin kirjoitetaan brändiääni, kohderyhmä ja muut toistuvat tiedot. Kun tiimin jäsen avaa uuden keskustelun projektin sisällä, nämä tiedot ovat automaattisesti käytössä.

Tarkista ajantasaiset tiedot: claude.ai/pricing.

Gemini ja Google Workspace

Google Workspace -ympäristössä toimivalle tiimille Gemini on erityistapaus, koska integraatio on huomattavasti syvempi kuin muilla. Gemini ei silti ole ainoa luonteva vaihtoehto, sillä myös ChatGPT:hen voi yhdistää Google Driven, ja Claude toimii lisäosana Docsissa, Sheetsissä ja Slidesissa (beta).

Gemini voi käyttää Drive-dokumentteja kontekstina. Jos tiimin brändiohjeistus tai kampanjabrief on Google Docsissa, voit viitata siihen suoraan: ”Kirjoita tähän Google Docs -dokumenttiin perustuen somepäivitys kampanjalle.”

Gemini toimii Workspacen sovelluksissa. Gmailissa, Docsissa, Sheetsissä ja Slidesissa on Gemini-painike, joka osaa hyödyntää kyseisen dokumentin kontekstia. Tiimi ei tarvitse erillisiä promptirutiineja: tekoäly on siellä, missä työ tehdään.

Gemit muuttuvat skilleiksi. Google korvaa Gemit skilleillä, jotka tulevat Workspace-tileille lokakuusta 2026 alkaen. Yritystileillä Gemit poistuvat aikaisintaan 1.3.2027. Ne siirtyvät automaattisesti vain Gemini-sovellukseen, eivät Docsiin tai Gmailiin, joten tiimin tärkeimmät Gemit kannattaa siirtää itse. Tarkista myös hallinnointiasetuksista, mitkä ominaisuudet ovat käytössänne.

ChatGPT:n Drive-yhteys voi olla Workspace-tiimille lottovoitto. Jos tiimi kirjoittaa ja analysoi mieluiten ChatGPT:llä, se saa silti omat Drive-tiedostonsa käyttöön, eikä koko yrityksen tarvitse vaihtaa työkalua. Kun Drive on yhdistetty, ChatGPT:ltä voi pyytää vaikka näin: ”Etsi Drivesta uusin kampanjabrief ja kirjoita sen pohjalta kolme somepäivitystä.” ChatGPT etsii ja lukee Docs-, Sheets- ja Slides-tiedostot itse, joten niitä ei tarvitse ladata keskusteluun.

Tiimikäytössä yhteys kuuluu ChatGPT Business- ja Enterprise-tilauksiin, ilmaisessa versiossa sitä ei ole. Jokainen yhdistää oman Google-tilinsä, ja ChatGPT näkee vain ne tiedostot, jotka hän saa Drivessa itsekin auki. Businessissa yhteys on oletuksena sallittu, ja työtilan ylläpitäjä voi rajata sitä. Lisäksi Google Workspacen ylläpitäjä voi joutua hyväksymään ChatGPT-sovelluksen, ennen kuin yhdistäminen onnistuu. Tilanne lokakuussa 2026, ajantasainen ohje: OpenAI:n Google Drive -ohje.

Claude toimii nyt myös Googlen tiedostoissa. Anthropicin lisäosa tuo Clauden Docsin, Sheetsin ja Slidesin sivupaneeliin. Claude lukee auki olevan tiedoston ja muokkaa sitä suoraan, esimerkiksi kirjoittaa ja korjaa tekstiä, tekee taulukkoon kaavoja ja kaavioita tai lisää dioja esityksen omalla pohjalla. Jokainen muutos odottaa oletuksena hyväksyntää, eikä Claude näe muita Drive-tiedostoja ilman erikseen kytkettyä Drive-yhteyttä. Lisäosa on 6.10.2026 alkaen julkisessa betassa kaikissa maksullisissa Claude-tilauksissa (Pro, Max, Team ja Enterprise). Sen saa Google Workspace Marketplacesta, ja Workspacen ylläpitäjä voi asentaa sen valmiiksi koko organisaatiolle tai valituille ryhmille. Tilanne lokakuussa 2026, ajantasainen ohje: Clauden Google Workspace -ohje.

Jos tiimi toimii jo Googlen ekosysteemissä, Gemini on helpoiten integroituva vaihtoehto. Jos tiimi käyttää Microsoftin tuotteita, Microsoft Copilot on vastaava ratkaisu SharePointin ja Teamsin integraation ansiosta.

Yhteinen AI-käsikirja

Riippumatta siitä, mitä tekoälytyökalua tiimi käyttää, yksi käytännöllisimmistä rakenteista on yhteinen AI-käsikirja: jaettu dokumentti, joka toimii pohjana kaikelle tekoälyn käytölle.

Käsikirja voi sisältää esimerkiksi:

Brändiääni ja kirjoitustyyli: Miten yritys kirjoittaa. Mitä sävyjä käytetään, mitä vältetään. Esimerkkejä hyvästä ja huonosta tekstistä.

Kohderyhmäkuvaukset: keitä asiakkaat ovat, mitä he arvostavat, miten heille viestitään.

Kieltolista: sanat ja fraasit, joita ei käytetä: ”innovatiivinen ratkaisu”, ”asiakaslähtöinen”, turhat superlatiivit.

Valmiit promptipohjat: tiimin testaamat ja hyväksi todetut promptit kategorioittain: some, blogi, sähköposti, raportti.

Tietoturvaohjeet: mitä asiakas- ja yritystietoa saa syöttää tekoälylle, mitä ei.

Käsikirja elää: tiimi päivittää sitä, kun löytää parempia tapoja tehdä asioita.

Kontekstin siirtäminen projektista toiseen

Tiimissä syntyy myös tilanne, jossa pitkän projektin konteksti pitää siirtää: uusi tiimin jäsen aloittaa projektin, tai vastuu siirtyy henkilöltä toiselle.

Toimiva tapa: Pyydä tekoälyä kirjoittamaan tiivistys pitkästä keskustelusta tai projektista. Tiivistys siirtyy dokumenttiin ja sieltä uuden henkilön käyttämän tekoälykeskustelun alkuun.

Sama toimii eri työkalujen välillä. Jos projekti on alkanut ChatGPT:ssä, mutta tiimi vaihtaa Claudeen, tiivistys toimii siltana.

Mistä rakentaminen kannattaa aloittaa

Käytännön järjestys tiimille, joka haluaa ottaa tekoälyn kunnolla käyttöön:

1. Valitse yksi päätyökalu. Tiimi, joka käyttää kolmea eri tekoälyä, ei ole tiimi, joka käyttää tekoälyä yhtenäisesti. Valinta perustuu olemassa olevaan ekosysteemiin: Google Workspace ohjaa usein Geminiin, Microsoft 365 ohjaa Copilotiin, muuten ChatGPT Business tai Claude Team.

2. Kirjoita AI-käsikirja. Yksi dokumentti, brändiääni ja perustiedot. Ei tarvitse olla täydellinen heti.

3. Rakenna ensimmäinen jaettu projekti. Aloita yhdestä toistuvasta tehtävätyypistä, esimerkiksi somepäivityksistä.

4. Kouluta tiimi. Yhteinen puolituntinen, jossa käydään läpi, miten prompti kirjoitetaan, mitä tietoa saa ja ei saa syöttää ja miten jaettua projektia käytetään.

5. Kerää palautetta ja päivitä käsikirjaa. Mikä toimii, mikä ei.

Tekoäly tiimissä on ensisijaisesti organisointikysymys, ei tekninen kysymys.

Kirjoittanut

Janne Riihimäki

Tekoälykonsultti ja -kouluttaja markkinointiin · Sofia Digital

Autan markkinointitiimejä ottamaan tekoälyn käyttöön niin, että se jää arkeen. Kaikki lähtee tarpeesta: ensin katsotaan, mitä tiimi tekee, ja sitten valitaan keinot ja työkalut. Tutustu Janneen ja siihen, missä hän auttaa

Tarvitsetko apua käyttöönottoon?

Ota yhteyttä arrow_forward